BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER

 

Wij begrijpen dat uw vertrouwen in ons het belangrijkste kapitaal van PROTECTION UNIT BV is (hierna “PROTECTION UNIT BV” “wij” of “ons bedrijf” genoemd). Wij dragen uw privacy dan ook hoog in het vaandel. Dit handvest voor gegevensbescherming (hierna het “Handvest” genoemd) is onder meer van toepassing op (i) onze website(s) https://www.protectionunit.com (hierna de “Website” genoemd) en (ii) alle (commerciële) relaties die bestaan tussen PROTECTION UNIT BV en haar klanten, prospecten, handelspartners en alle personen met wie wij in relatie zouden kunnen staan.

Dit Handvest is van toepassing op alle persoonsgegevens die worden verwerkt door PROTECTION UNIT BV, die optreedt als verantwoordelijke voor de verwerking, en dekt alle soorten gegevensverwerking waarvoor PROTECTION UNIT BV verantwoordelijk is.

Dit Handvest beschrijft onder meer welke persoonsgegevens PROTECTION UNIT BV verzamelt en hoe PROTECTION UNIT BV deze persoonsgegevens verwerkt.

PROTECTION UNIT BV wil benadrukken dat het te allen tijde tracht te handelen in overeenstemming met (i) de Europese Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (Algemene Verordening Gegevensbescherming in werking getreden op 25 mei 2018 – de “AVG”) en (ii) de (toekomstige) Belgische wetgeving inzake de uitvoering van voormelde Verordening. Dit Handvest beschrijft onder meer welke persoonsgegevens PROTECTION UNIT BV verzamelt en hoe PROTECTION UNIT BV deze persoonsgegevens gebruikt en verwerkt.

Als u de Website bezoekt, een account aanmaakt, u inschrijft voor onze diensten of opleidingen of op eender welke manier communiceert met PROTECTION UNIT BV, gaat u uitdrukkelijk akkoord (door uw persoonsgegevens te delen of door opt-in voor deelname) met dit Handvest en dus met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken en verwerken.

Gelieve dit Handvest te lezen in combinatie met de gebruiksvoorwaarden van de Website en het cookiebeleid van PROTECTION UNIT BV.

 

SOORTEN PERSOONSGEGEVENS

PROTECTION UNIT BV kan de volgende persoonsgegevens verzamelen en verwerken:

  • Naam
  • Voornaam
  • Geboortedatum
  • Geboorteplaats
  • Rijksregisternummer
  • Bankrekeningnummer
  • Domicilieadres
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer (vast/gsm)
  • Klantnummer
  • Aanwezigheden bij opleidingen
  • Diploma’s

Alle persoonsgegevens die vrijwillig worden doorgegeven aan PROTECTION UNIT BV (bijvoorbeeld bij communicatie).
PROTECTION UNIT BV verzamelt bovendien via cookies automatisch anonieme informatie over uw gebruik van de Website.

Zo zal PROTECTION UNIT BV bijvoorbeeld automatisch registreren welke delen van de Website u bezoekt, welke webbrowser u gebruikt en via welke website u toegang kreeg tot onze Website. We kunnen u niet identificeren op basis van deze gegevens, maar deze laten PROTECTION UNIT BV wel toe om statistieken op te stellen over het gebruik van de Website. Bijgevolg gaat u impliciet akkoord met het gebruik van bepaalde cookies als u de Website van PROTECTION UNIT BV bezoekt. Lees meer over dit onderwerp in ons cookiebeleid

 

METHODES VOOR VERZAMELING VAN PERSOONSGEGEVENS

Deze persoonsgegevens worden verzameld bij of in het kader van:

  • Het bezoek van de Website van PROTECTION UNIT BV;
  • Het aanmaken van een account op de Website van PROTECTION UNIT BV;
  • Een offerte-aanvraag;
  • De inschrijving voor opleidingen;
  • Het aanvragen en uitvoeren van audits;
  • Het gebruik van een dienst (al dan niet via de Website);
  • De uitwisseling van visitekaartjes;
  • Een samenwerking met PROTECTION UNIT BV;
  • De verificatie van uw identiteit (bijvoorbeeld bij de identificatie van een klant)
  • Communicatie met PROTECTION UNIT BV.
  • De persoonsgegevens die door PROTECTION UNIT BV worden verzameld, worden dus uitdrukkelijk en vrijwillig door u verstrekt.

Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is een voorwaarde om gebruik te maken van bepaalde diensten (bijvoorbeeld om toegang te krijgen tot uw onlineaccount). U zult kunnen zien welke gegevens verplicht zijn en welke optioneel.

 

GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

PROTECTION UNIT BV kan uw persoonsgegevens gebruiken voor de doeleinden die u in bijlage 1 van dit Handvest terugvindt.

In het algemeen zullen wij uw persoonsgegevens enkel gebruiken indien u hiermee heeft ingestemd of wanneer dit gebruik steunt op een van de wettelijk voorziene rechtsgronden:

  • De bescherming van onze rechtmatige belangen;
  • Het afsluiten van, onderhandelen over en uitvoeren van een contract tussen onze en uw partij;
  • De naleving van een wettelijke verplichting;
  • Het nastreven van het openbaar belang.

Bekendmaking van persoonsgegevens aan derden
PROTECTION UNIT BV zal uw persoonsgegevens niet bekendmaken aan derden, tenzij dat noodzakelijk blijkt voor de levering van de producten en/of diensten, waaronder:

  • De organisatie en opvolging van opleidingen;
  • De uitvoering van veiligheidsaudits;
  • De analyse van het aantal bezoekers op onze Website;
  • Gegevensopslag;

De naleving van de wettelijke verplichtingen die worden opgelegd aan PROTECTION UNIT BV (bijvoorbeeld door de FOD Binnenlandse Zaken).
Bijgevolg kunnen uw persoonsgegevens eventueel openbaar gemaakt worden aan webmasters, betaalpartners, softwareleveranciers, cloudpartners, onze verzekeringsmaatschappij en diverse dienstverleners waarop PROTECTION UNIT BV een beroep kan doen in het kader van haar dienstverlening.

Indien het in dit kader noodzakelijk is dat PROTECTION UNIT BV uw persoonsgegevens bekendmaakt aan derden, zal de betrokken derde partij ertoe gehouden zijn uw persoonsgegevens te gebruiken overeenkomstig de bepalingen van dit Handvest.

Niettegenstaande het voorgaande is het echter mogelijk dat PROTECTION UNIT BV uw persoonsgegevens bekendmaakt:

aan de bevoegde autoriteiten (i) wanneer PROTECTION UNIT BV daartoe gehouden is op basis van de wet of in het kader van een gerechtelijke procedure of een toekomstige gerechtelijke procedure en (ii) om onze rechten te waarborgen en te verdedigen;
Wanneer PROTECTION UNIT BV of bijna al haar activa worden overgenomen door een derde partij, in welk geval uw persoonsgegevens – die PROTECTION UNIT BV heeft verzameld – een van de overgedragen activa zullen zijn;
Wanneer u daar uitdrukkelijk mee heeft ingestemd.
Grensoverschrijdende doorgifte van persoonsgegevens
In principe zullen wij uw persoonsgegevens niet doorgeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In het kader van de administratie rond aangeboden diensten kan PROTECTION UNIT BV uw persoonsgegevens wel overdragen aan haar Tunesische dochtermaatschappij, Positive Solutions, een commercieel bedrijf onder de vorm van een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid naar Tunesisch recht, met zetel te Capitole du Lac, Rue des Lacs de Mazurie, 2e verdieping, 1053 Les Berges du Lac, Tunesië, btw-nummer 1318089V/A/M/000, hier vertegenwoordigd door de heer Yves Bastin.

Elke overdracht van persoonsgegevens buiten de EER aan een bestemmeling die zijn woonplaats of maatschappelijke zetel heeft in een land dat niet onder een regelgeving valt die gelijkaardig is aan die van de Europese Commissie, is en zal onderworpen zijn aan de bepalingen van een overeenkomst tot overdracht van gegevens, die (i) de contractuele standaardclausules bevat zoals bepaald in de ‘Beslissing van de Europese Commissie van 5 februari 2010 (Beschikking 2010/87/EG)’, of (ii) enig ander mechanisme op basis van de privacywetgeving of enige andere regelgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens.

 

BEWARING VAN PERSOONSGEGEVENS

Behalve wanneer een langere bewaringstermijn vereist of gerechtvaardigd is (i) door de wet of (ii) voor de naleving van een andere wettelijke verplichting, bewaart PROTECTION UNIT BV uw persoonsgegevens slechts gedurende de periode die noodzakelijk is om de doelstellingen te bereiken en na te komen die beschreven worden in het Handvest, onder het punt ‘Gebruik van persoonsgegevens’.

PROTECTION UNIT BV bewaart alle persoonsgegevens die het heeft verzameld in papieren dossiers die intern in de onderneming worden bewaard, alsook op haar interne dataservers, op het externe “Master”-informaticaplatform en op een cloudserver in België en Frankrijk.

 

BIJLAGE 2: BEWARINGSTERMIJN PER VERWERKINGSCATEGORIE.

Uw rechten inzake de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer
In het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens beschikt u over de volgende rechten:

  • Recht op toegang tot uw persoonsgegevens;
  • Recht op verbetering, aanvulling of bijwerking van uw persoonsgegevens;
  • In bepaalde omstandigheden, het recht om uw persoonsgegevens te verwijderen (‘recht op vergetelheid’) (hierbij wil PROTECTION UNIT BV vermelden dat bepaalde diensten niet meer toegankelijk zullen zijn of niet meer kunnen worden geleverd als u bepaalde persoonsgegevens verwijdert of ze laat verwijderen);
  • Recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens;
  • Recht op bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Indien u uw privacyrechten wenst uit te oefenen, gelieve contact op te nemen met info@protectionunit.com

U kunt deze rechten kosteloos uitoefenen via bovenvermeld formulier. Bovendien kan u via uw account uw persoonsgegevens – die u heeft moeten meedelen wanneer u uw account aanmaakte – altijd updaten, wijzigen en/of controleren.

Meer informatie over uw rechten vindt u op de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit (hierna de “GBA”) via de volgende link: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.

 

BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

PROTECTION UNIT BV verbindt zich ertoe redelijke voorzorgsmaatregelen te nemen van fysieke, technologische en/of organisatorische aard om (i) ongeoorloofde toegang tot uw persoonsgegevens te vermijden, alsook (ii) verlies, misbruik of wijziging van uw persoonsgegevens.

Ondanks het veiligheidsbeleid van PROTECTION UNIT BV, de controles die we uitvoeren en de voorzorgen die we in dit kader nemen, kunnen we geen onfeilbaar veiligheidsniveau garanderen. Geen enkele methode voor overdracht of verzending via internet en geen enkele methode voor elektronische opslag is 100% veilig, waardoor PROTECTION UNIT BV geen absolute veiligheid kan garanderen.

Tot slot zal de veiligheid van uw account ook afhangen van de vertrouwelijkheid van uw wachtwoord om toegang te krijgen tot het Platform. PROTECTION UNIT BV zal nooit uw wachtwoord vragen en u mag dit zelf nooit aan iemand doorgeven. Wanneer u uw paswoord toch met een derde heeft gedeeld, kan deze met uw wachtwoord toegang krijgen tot uw account en uw persoonsgegevens. In dat geval draagt u zelf de verantwoordelijkheid voor de gevolgen van de acties die in uw naam worden ondernomen. PROTECTION UNIT BV raadt u dan ook ten stelligste aan om onmiddellijk uw wachtwoord te wijzigen en contact met ons op te nemen wanneer u vaststelt dat iemand toegang heeft gekregen tot uw account.

 

ACTUALISERING VAN HET HANDVEST

PROTECTION UNIT BV is bevoegd om dit Handvest te actualiseren door een nieuwe versie te installeren op de Website. In dit kader is het bijzonder aangewezen om regelmatig de Website en de betrokken pagina waarop het Handvest wordt weergegeven te raadplegen om er zeker van te zijn dat u op de hoogte bent van de kleinste wijzigingen.

De laatste versie zal steeds beschikbaar zijn via deze link.

 

Andere websites
De Website kan eventueel hyperlinks naar andere websites bevatten. Wanneer u op een van deze links klikt, kunt u doorverwezen worden naar een andere website of internetbron die informatie over u kan verzamelen via cookies of andere technologieën. PROTECTION UNIT BV draagt geen enkele verantwoordelijkheid of controleautoriteit voor deze andere websites of internetbronnen, noch voor de verzameling, het gebruik en de verspreiding van uw persoonsgegevens. U dient zelf het privacybeleid van deze andere websites en internetbronnen na te gaan om te kunnen beoordelen of zij handelen conform de privacywetgeving.

 

Neem contact op met PROTECTION UNIT BV
Hebt u vragen over het Handvest of over de manier waarop PROTECTION UNIT BV uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt of verwerkt, neem dan contact met ons op:

Via e-mail: info@protectionunit.com
of
Per post: PROTECTION UNIT BV, rue Campagne du Moulin 53/12 – 4470 Saint-Georges-Sur-Meuse (België)

Indien u niet tevreden bent over de manier waarop PROTECTION UNIT BV uw vragen of opmerkingen heeft behandeld, of indien u een klacht hebt over de manier waarop PROTECTION UNIT BV uw persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en/of verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (de “GBA”).

 

Wat verwachten wij van u?
Wij verwachten van u dat u controleert of de informatie die u ons bezorgde relevant en up-to-date is. U moet ons ook onmiddellijk op de hoogte brengen van elke belangrijke wijziging van uw situatie. Indien u ons informatie moet verstrekken over een derde, verzoeken wij u ervoor te zorgen dat laatstgenoemde u hiervoor toestemming heeft gegeven.

 

Dit Handvest kan worden gewijzigd en de laatste versie kan worden geraadpleegd op het volgende adres: https://www.protectionunit.com/nl/bescherming-van-persoonlijke-gegevens/.

 

BIJLAGE 1 – DOELEINDEN VAN HET GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

 

PROTECTION UNIT BV kan uw persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:

  1. Ontvangst en behandeling van de gestelde vragen via het contactformulier of via elke andere weg:
    Een online contactformulier is beschikbaar op onze Website. U kunt ons ook telefonisch en via een van onze salesverantwoordelijken contacteren. Om uw vragen (informatieaanvragen, offerteaanvragen enz.) te kunnen beantwoorden, moeten wij bepaalde persoonsgegevens over u verwerken.
    Deze verwerking kan gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang.
  2. Beheer van uw persoonlijke of professionele account op de Website van PROTECTION UNIT BV:
    Als klant, professional of exploitant kunt u op de Website een persoonlijk account aanmaken op uw naam. Via dit account gebruiken wij uw gegevens om u toe te laten de vordering van uw betrekking met PROTECTION UNIT BV op te volgen. Deze verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang.
  3. Opstellen bestek of offerte: Om een bestek of een offerte op uw verzoek op te stellen en u te bezorgen, moeten wij bepaalde persoonsgegevens over u verwerken. In dit kader zullen wij bepaalde persoonsgegevens over u moeten verwerken. Deze verwerking kan gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang.
  4. Het beheer van opleidingen: Wij bieden u opleidingen aan. Om aan uw verwachtingen te kunnen voldoen, stellen wij een gepersonaliseerd bestek op. Wij moeten enkele persoonsgegevens over u doorgeven aan professionals uit de sector die u deze opleiding zullen geven. Deze verwerking kan gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang.
  5. Het beheer van audits: Wij bieden u audits aan door professionals uit de sector. Om die audits te organiseren, moeten we enkele persoonsgegevens over u doorgeven aan de professionals uit de bovenvermelde sector. Deze verwerking kan gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang.
  6. Het opstellen van een overeenkomst: Als klant, professional of exploitant hebt u reeds of zult u een overeenkomst moeten sluiten met PROTECTION UNIT BV zodat wij de diensten die u hebt aangevraagd en onze samenwerking kunnen aanvatten. In dit kader zullen we bepaalde persoonsgegevens over u verzamelen. Deze verwerking kan gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang of op een wettelijke verplichting.
  7. Uitvoering van de diensten, verwerking van uw vragen en uitvoering van uw instructies: Wij gebruiken uw gegevens om de diensten uit te voeren waarvoor u een beroep hebt gedaan op PROTECTION UNIT BV. Dit gebruik impliceert dat PROTECTION UNIT BV uw persoonsgegevens mag bewaren zolang dat nodig is voor de uitvoering van de dienst(en) waarop u zich hebt ingeschreven. Deze verwerking kan gebaseerd zijn op de uitvoering van elke overeenkomst met u en/of elke verbintenis die u of PROTECTION UNIT BV aangaat.
  8. De verzending van de facturen en de inning van de betalingen: In het kader van de prestaties die PROTECTION UNIT BV voorstelt en van de overeenkomsten die u met ons hebt gesloten, zullen wij sommige van uw persoonsgegevens gebruiken om facturen op te stellen en ze, na ontvangst van de betaling, te verwerken op de dienst boekhouding voor nuttige doeleinden inzake de correcte opvolging van facturatiedossiers. Deze verwerking kan gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang of op een wettelijke verplichting.
  9. Het optimaliseren van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de Website – prestatiecookies: Bij het gebruik van de Website verzoeken wij u in te stemmen met het gebruik van cookies. De juridische basis voor de verwerking van uw gegevens is hiervoor uw toestemming. Klik hier voor meer informatie over cookies. Deze verwerking kan gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang of op uw toestemming.
  10. Solliciteren voor een vacature en ter beschikking stellen van uw cv: Als u via een andere weg solliciteert op een van de vacatures op onze Website, wordt u verzocht ons uw cv te bezorgen. Uw gegevens worden dan verwerkt om uw profiel te analyseren en correct te reageren op uw sollicitatie. Deze verwerking kan gebaseerd zijn op ons gerechtvaardigd belang of op uw toestemming.
  11. Het opstellen van mailinglijsten: In het kader van onze verschillende diensten bouwen we een contactdatabase op. Daarvoor kunnen sommige persoonsgegevens over u worden verzameld in een databank. De rechtsgrond voor de verwerking van uw gegevens voor dit doel is ons rechtmatig belang of uw toestemming.
  12. Naleving van de wetten en regelgevingen: Wij zorgen ervoor dat alle geldende wet- en regelgevingen worden nageleefd. In dit kader en indien nodig zullen wij bepaalde persoonsgegevens over u moeten verwerken. Deze verwerking kan gebaseerd zijn op de naleving van een wettelijke verplichting.
  13. Bescherming van onze rechten: Wij kunnen uw gegevens gebruiken om onze rechten te beschermen, met name tijdens de verdediging of de bescherming van wettelijke rechten en belangen, rechtsvorderingen, het oplossen van klachten of geschillen, in geval van herstructurering van vennootschappen of andere fusies of overnames. We zullen ze gebruiken op basis van onze rechtmatige belangen.

 

BIJLAGE 2: BEWARINGSTERMIJN VOOR VERSCHILLENDE DOELEINDEN

 

Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens Grondslag Maximale bewaringstermijn (tenzij anders aangegeven)
Ontvangst en verwerking van de gestelde vragen Rechtmatig belang 5 jaar vanaf het laatste contact voor klanten / 3 jaar vanaf het laatste contact voor prospecten.
Opstellen van een bestek of offerte Rechtmatig belang 5 jaar vanaf het laatste contact voor klanten / 3 jaar vanaf het laatste contact voor prospecten.
Beheer van opleidingen Uitvoering van de overeenkomst 3 jaar vanaf het laatste contact met de klant.
Beheer van audits Uitvoering van de overeenkomst 5 jaar vanaf het laatste contact met de klant.
Opstelling van een overeenkomst Rechtmatig belang

Wettelijke verplichting

 7 jaar na het einde van de overeenkomst.
Uitvoering van diensten, verwerking van uw vragen en uitvoering van uw instructies Uitvoering van de overeenkomst 5 jaar vanaf het laatste contact met de klant.
Facturen en betalingen Uitvoering van de overeenkomst

Wettelijke verplichting

 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op de belastbare periode.
Het optimaliseren van de kwaliteit, het beheer en de inhoud van de Website Rechtmatig belang 3 jaar vanaf het laatste bezoek van de gebruiker aan de Website.
Solliciteren voor een vacature en ter beschikking stellen van uw cv Rechtmatig belang

Toestemming

 – Directe verwijdering indien het cv niet overeenstemt met het gezochte profiel;

– Bewaring in een rekruteringsbasis gedurende 1 jaar indien het cv mogelijk geschikt is, maar er geen open vacatures zijn;

– Onmiddellijke verwerking indien het cv geschikt is en er een open vacature is. In dat geval: 5 jaar bewaard in het dossier van de werknemer vanaf de dag die volgt op het einde van de uitvoering van de overeenkomst.
Het opstellen van mailinglijsten Rechtmatig belang

Toestemming

 5 jaar vanaf het laatste contact voor klanten / 3 jaar na het laatste contact voor prospecten.
Naleving van de wet- en regelgeving Wettelijke verplichting – Sociale documenten: 5 jaar vanaf de dag die volgt op het einde van de uitvoering van de overeenkomst;

– Fiscale documenten: 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op de belastbare periode
Bescherming van onze rechten Rechtmatige belangen Zolang de rechtsvordering/klachtenprocedure loopt.